Gemeindehandbuch NEU
Willkommen zum Benutzerhandbuch für das Onlineportal v2.meldescheine.de. Dieses Portal ermöglicht es Unterkunftsanbietern und Tourismusgesellschaften in Zusammenarbeit, Gästemeldungen effizient digital zu verwalten. Das Handbuch dient als Leitfaden für eine möglichst effiziente Nutzung der verschiedenen Funktionen des Systems.
Inhaltsverzeichnis
Die grafische Darstellung in den Screenshots entspricht der des Live-Systems. Der einzige Unterschied liegt in der Farbgestaltung: In diesem Handbuch sind die Grafiken in Grün gehalten, während das Live-System Blau verwendet. Alle Funktionen und Inhalte bleiben identisch.
Klicken Sie auf den gewünschten Menüpunkt, um zur entsprechenden Handbuchseite zu gelangen
- Erste Schritte
- Navigation & Benutzeroberfläche
- Verwaltung
- Stammdaten
- Vermieter
- Vermieter anlegen
- Allgemeine Vermieterinformationen
- Objekte verwalten
- Rechnungen einsehen
- Vermieterzugänge anlegen
- Offene Meldescheine
- Einstellungen
- Vermieter anlegen
- Meldescheinausgabe /-rücknahme
- Einstellungen
- manueller Meldeschein
- Grundlagen zum Statusverlauf
- Meldeschein scannen
- Meldeschein manuell erfassen
- Meldescheine suchen und bearbeiten
- Meldescheine stornieren
- Grundlagen zum Statusverlauf
- Online-Meldeschein
- Grundlagen zum Statusverlauf
- Meldeschein anlegen
- Meldeschein drucken
- Meldeschein per E-Mail versenden
- Grundlagen zum Statusverlauf
- Rechnungslauf
- Rechnungslauf erzeugen
- Rechnungen bearbeiten
- Rechnungslauf abschließen
- Rechnungen per E-Mail versenden
- Rechnungen herunterladen
- Rechnungsjournal herunterladen
- Export an die FiBu
- Statistiken
- Auswertungen
- Verarbeitung
- Spezielle Funktionen
Erste Schritte
Anmelden
Um das Portal nutzen zu können, melden Sie sich mit Ihren (vorläufigen) Zugangsdaten an.
- Aufrufen der Webseite: Besuchen Sie
v2.meldescheine.de
- Eingabe der Zugangsdaten:
- Benutzername : Geben Sie Ihren Benutzernamen ein
- Passwort: Geben Sie Ihr Passwort ein
- Anmelden: Klicken Sie auf "anmelden"
Hinweis: Ihre (vorläufigen) Zugangsdaten erhalten Sie direkt von der Intenik GmbH. Wenden Sie sich gerne an unseren Support (support@intenik.de)
Hinweis: Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf "Passwort vergessen?" und folgen Sie den Anweisungen.
Passwort zurücksetzen
Falls Sie Ihr Passwort zurücksetzen müssen gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Passwort vergessen: Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf "Passwort vergessen?"
- E-Mail eingeben: Geben Sie Ihre registrierte E-Mail-Adresse ein
- Anweisungen folgen: Sie erhalten eine E-Mail mit weiteren Schritten zum Zurücksetzen Ihres Passworts
die Eingabe der Vermieternummer entfällt für Gemeinde- bzw. Touristinfo-Mitarbeiter/innen
Navigation & Benutzeroberfläche
Dashboard-Übersicht
Dashboard – Überblick über den aktuellen Systemstand
Das Dashboard bietet dem Nutzer eine kompakte Übersicht über den aktuellen Stand im System. Hier sind die wichtigsten Kennzahlen zu Abrechnungen, Meldescheinen und Statistiken auf einen Blick sichtbar.
1. Übersichtstafel (Links)
In der linken Box werden die aktuellen Zahlen zur Abrechnung und Meldescheinen dargestellt:
- Abrechnung:
- Anzahl der zur Abrechnung bereitstehenden Meldescheine (elektronisch und manuell).
- Erwarteter Betrag für die Abrechnung, aufgeteilt nach elektronischer und manueller Erfassung.
- Meldescheine:
- In Verarbeitung: Anzahl der Meldescheine, die sich aktuell im Bearbeitungsprozess befinden.
- In Nachkontrolle: Anzahl der Meldescheine, die noch überprüft werden müssen.
- Storniert: Anzahl der stornierten Meldescheine.
2. Gäste-Statistik (Rechts)
Die rechte Box enthält eine grafische Darstellung der Gästezahl pro Monat.
- Die grüne Kurve zeigt die Anzahl der elektronisch erfassten Gäste, während die blaue Linie die manuell erfassten Meldescheine repräsentiert.
- Über das Dropdown-Menü (unten links in der Box) kann das Jahr gewechselt werden, um andere Zeiträume zu betrachten.
- Über das Symbolmenü (oben rechts in der Box) kann die Darstellung angepasst werden, z. B. als Linien- oder Balkendiagramm.
3. Meldeschein anlegen (Unten rechts)
Der Nutzer kann direkt einen neuen Meldeschein anlegen, indem er auf den Button "+ MELDESCHEIN ANLEGEN" klickt.
4. Benachrichtigungen & Feedback (Oben rechts)
Menüstruktur
Die Menüstruktur im linken Seitenbereich des Systems ermöglicht eine intuitive Navigation durch verschiedene Funktionsbereiche. Die Struktur ist in mehrere Hauptbereiche unterteilt, die jeweils spezifische Unterpunkte enthalten.
1. Start
- Start → Führt zum Dashboard, welches eine Übersicht über den aktuellen Systemstatus bietet.
2. Meldescheine
Dieser Bereich enthält alle Funktionen zur Verwaltung und Verarbeitung von Meldescheinen:
- Suche → Ermöglicht das gezielte Auffinden von Meldescheinen anhand verschiedener Kriterien.
- Verwalten → Zeigt eine Übersicht aller Meldescheine mit Bearbeitungsoptionen.
- Scan → Ermöglicht das Scannen und Digitalisieren von Meldescheinen.
- Import → Importiert Meldescheindaten aus externen Systemen oder Dateien.
3. Verwaltung
Hier werden zentrale Verwaltungsaufgaben durchgeführt:
- Vermieter → Verwaltung der Unterkunftsanbieter (Hotels, Ferienwohnungen, Campingplätze etc.).
- Stammdaten → Enthält grundlegende Systemdaten (Saisonzeiten, Tarife, Tarifzonen usw.)
- Einstellungen → Anpassung der Systemkonfiguration (Rechnungstexte, Belegtexte usw.)
4. Abrechnung
- Enthält alle Funktionen zur Abrechnung der erfassten Meldescheine
5. Statistiken
Bietet verschiedene Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten:
- Auswertungen → Erstellung von detaillierten Berichten über Gästezahlen, Übernachtungen usw.
- Verarbeitung → Gibt einenÜberblick über die pro Monat verarbeiteten manuellen und elektronischen Meldescheine
Zusammenfassung
Die Menüstruktur ist klar in verschiedene funktionale Bereiche gegliedert, sodass Nutzer schnell zu den relevanten Modulen navigieren können. Die wichtigsten Prozesse wie Meldescheine verwalten, Abrechnung und Statistiken sind leicht zugänglich und ermöglichen eine effiziente Nutzung des Systems.
Verwaltung
Vermieter
Das Vermieter-Modul bietet eine zentrale Übersicht und Verwaltung von Unterkunftsanbietern wie Hotels, Ferienwohnungen oder Campingplätzen.
Die Vermieterverwaltung ist wie ein physisches Regal aufgebaut – für jeden Vermieter existiert ein eigener „Ordner“. Mit „Anzeigen“ öffnet man diesen Vermieterordner und erhält direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen. Ein Modulwechsel während eines Gesprächs mit dem Vermieter ist nicht erforderlich, unabhängig davon, ob Kontaktdaten aktualisiert oder Meldescheine benötigt werden.
1. Such- und Filterfunktionen (oben)
- Suchfeld: Ermöglicht das gezielte Finden eines Vermieters durch Eingabe eines Namens oder einer Nummer.
- Filtermöglichkeiten:
- Status (z. B. aktiv oder inaktiv)
- Meldeart (elektronisch oder manuell)
- Ansprechpartner
- Aktualisieren-Button: Lädt die Vermieter-Liste neu, um Änderungen zu übernehmen.
2. Vermieter-Liste (mittig)
Die Tabelle zeigt eine detaillierte Übersicht über alle erfassten Vermieter mit folgenden Spalten:
- Vermieter-Nr.: Eindeutige Identifikationsnummer.
- Bezeichnung: Name des Vermieters oder Betriebs.
- Status: Gibt an, ob der Vermieter aktiv ist.
- Meldeart: Zeigt an, ob die Meldungen elektronisch oder manuell erfolgen.
- Adresse (Straße, PLZ, Ort): Standort des Vermieters.
- Telefon & E-Mail: Kontaktmöglichkeiten.
- Ansprechpartner: Zuständige Person für den Vermieter.
- Ortsteil: Bereich, dem der Vermieter zugeordnet ist.
Jeder Vermieter kann durch Klick auf „Anzeigen“ im Button detailliert eingesehen und bearbeitet werden.
3. Vermieter anlegen (oben rechts)
Durch Klick auf „+ VERMITER ANLEGEN“ kann ein neuer Vermieter in das System aufgenommen werden.
Fazit
Das Modul „Vermieter“ bietet eine schnelle und übersichtliche Verwaltung aller Unterkunftsanbieter mit hilfreichen Filter- und Suchfunktionen sowie der Möglichkeit, neue Vermieter einfach anzulegen oder bestehende Daten zu bearbeiten.
Allgemeine Vermieterinformationen
An dieser Stelle wird der Vermieter selbst geführt, nicht die zugehörigen Objekte (Zimmer, Apartments, Ferienwohnungen). Die Verwaltung der Objekte erfolgt in einem separaten Bereich.
1. Allgemeine Angaben
- Bezeichnung / Firma: Name des Vermieters oder der Unterkunft.
- Vermieter-Nummer (intern): Eindeutige Identifikationsnummer (wird individuell durch die Destination festgelegt, z. B. BuHa-Nr. des Vermieters)
- Ansprechpartner: Zuständige Person für den Vermieter (ggf. auch Zuordnung zu einer Touristinformation)
- Ortsteil: Zuordnung des Vermieters
2. Kontaktdaten
Hier werden die wichtigsten Kontaktinformationen des Vermieters erfasst:
- Anrede, Vorname, Nachname: Angaben zur verantwortlichen Person.
- Namenszusatz: Zusatzinformationen (z. B. „GmbH“, „Inhaber“).
- Straße, PLZ, Ort: Adresse des Vermieters.
- E-Mail: Hauptkontaktadresse.
- Telefon 1, 2, 3: Mehrere Telefonnummern können hinterlegt werden.
3. Vermerke und Notizen
- Im rechten Feld können zusätzliche Informationen oder interne Notizen zu diesem Vermieter gespeichert werden.
- Formatierungsoptionen ermöglichen eine strukturierte Eingabe.
4. Speichern von Änderungen
Änderungen werden mit einem Klick auf den „Speichern“-Button in das System übernommen.
Vermieter anlegen
Das Anlegen eines neuen Vermieters erfolgt in mehreren Schritten und umfasst sowohl die Erfassung der Vermieterinformationen als auch die Verwaltung der zugehörigen Objekte.
1. Seite „Allgemein“ ausfüllen
- Tragen Sie die Basisdaten des Vermieters ein, Pflichtangaben sind:
- Bezeichnung / Firma
- Vermieter-Nummer (intern)
- Anrede, Vor- und Nachname
- Adresse (Straße, PLZ und Ort)
- Ansprechpartner
- Ortsteil
Der Datensatz kann ohne die Angabe der Pflichtdaten nicht gespeichert werden.
2. Vermieter speichern
- Nachdem alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, klicken Sie auf „Speichern“, um den Vermieter in das System aufzunehmen.
- Erst nach dem Speichern können weitere Daten, wie die zugehörigen Objekte, hinzugefügt werden.
3. Objekt(e) anlegen
Pro Vermieter können mehrere Objekte angelegt werden. Um Abrechnungsfehler durch vertauschte Meldescheine zu vermeiden, empfehlen wir, die Ausgabe der Meldescheine auf ein Objekt pro Vermieter zu begrenzen.
- Wechseln Sie in den Reiter „Objekte“.
- Erfassen Sie hier die zugehörigen Unterkünfte (z. B. Apartments, Zimmer, Ferienwohnungen).
- Geben Sie für jedes Objekt relevante Pflichtinformationen an:
- Bezeichnung
- Straße, PLZ und Ort
- Tarifzone, Ortsteil und Unterkunftsart
4. Objekte speichern
- Nach Eingabe aller Objektdaten klicken Sie erneut auf „Speichern“, um die Änderungen zu sichern.
wir empfehlen das Führen von "Anzahl Betten" pro Objekt um detaillierte Auswertungen hierzu erhalten zu können
5. Transaktionen durchführen
Sobald der Vermieter und die zugehörigen Objekte gespeichert wurden, können Transaktionen durchgeführt werden.
Fazit
Durch diesen Ablauf wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen vollständig erfasst sind und der Vermieter im System aktiv genutzt werden kann.