Gemeindehandbuch NEU

Willkommen zum Benutzerhandbuch für das Onlineportal v2.meldescheine.de. Dieses Portal ermöglicht es Unterkunftsanbietern und Tourismusgesellschaften in Zusammenarbeit, Gästemeldungen effizient digital zu verwalten. Das Handbuch dient als Leitfaden für eine möglichst effiziente Nutzung der verschiedenen Funktionen des Systems.

Inhaltsverzeichnis

Die grafische Darstellung in den Screenshots entspricht der des Live-Systems. Der einzige Unterschied liegt in der Farbgestaltung: In diesem Handbuch sind die Grafiken in Grün gehalten, während das Live-System Blau verwendet. Alle Funktionen und Inhalte bleiben identisch.

Klicken Sie auf den gewünschten Menüpunkt, um zur entsprechenden Handbuchseite zu gelangen

  1. Erste Schritte
  2. Navigation & Benutzeroberfläche
  3. Verwaltung
  4. manueller Meldeschein
  5. Online-Meldeschein
    • Grundlagen zum Statusverlauf
    • Meldeschein anlegen
    • Meldeschein drucken
    • Meldeschein per E-Mail versenden
  6. Rechnungslauf
    • Rechnungslauf erzeugen
    • Rechnungen bearbeiten
    • Rechnungslauf abschließen
    • Rechnungen per E-Mail versenden
    • Rechnungen herunterladen
    • Rechnungsjournal herunterladen
    • Export an die FiBu
  7. Statistiken
  8. Spezielle Funktionen

Erste Schritte

Erste Schritte

Anmelden

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Um das Portal nutzen zu können, melden Sie sich mit Ihren (vorläufigen) Zugangsdaten an.

  1. Aufrufen der Webseite: Besuchen Sie
    v2.meldescheine.de
  2. Eingabe der Zugangsdaten:
    • Benutzername : Geben Sie Ihren Benutzernamen ein
    • Passwort: Geben Sie Ihr Passwort ein
  3. Anmelden: Klicken Sie auf "anmelden"

Hinweis: Ihre (vorläufigen) Zugangsdaten erhalten Sie direkt von der Intenik GmbH. Wenden Sie sich gerne an unseren Support (support@intenik.de)

Hinweis: Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf "Passwort vergessen?" und folgen Sie den Anweisungen.

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Erste Schritte

Passwort zurücksetzen

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Falls Sie Ihr Passwort zurücksetzen müssen gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Passwort vergessen: Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf "Passwort vergessen?"

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  1. E-Mail eingeben: Geben Sie Ihre registrierte E-Mail-Adresse ein
  2. Anweisungen folgen: Sie erhalten eine E-Mail mit weiteren Schritten zum Zurücksetzen Ihres Passworts

die Eingabe der Vermieternummer entfällt für Gemeinde- bzw. Touristinfo-Mitarbeiter/innen

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Navigation & Benutzeroberfläche

Navigation & Benutzeroberfläche

Dashboard-Übersicht

Dashboard – Überblick über den aktuellen Systemstand

Das Dashboard bietet dem Nutzer eine kompakte Übersicht über den aktuellen Stand im System. Hier sind die wichtigsten Kennzahlen zu Abrechnungen, Meldescheinen und Statistiken auf einen Blick sichtbar.

1. Übersichtstafel (Links)

In der linken Box werden die aktuellen Zahlen zur Abrechnung und Meldescheinen dargestellt:

2. Gäste-Statistik (Rechts)

Die rechte Box enthält eine grafische Darstellung der Gästezahl pro Monat.

3. Meldeschein anlegen (Unten rechts)

Der Nutzer kann direkt einen neuen Meldeschein anlegen, indem er auf den Button "+ MELDESCHEIN ANLEGEN" klickt.

4. Benachrichtigungen & Feedback (Oben rechts)

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Navigation & Benutzeroberfläche

Menüstruktur

Die Menüstruktur im linken Seitenbereich des Systems ermöglicht eine intuitive Navigation durch verschiedene Funktionsbereiche. Die Struktur ist in mehrere Hauptbereiche unterteilt, die jeweils spezifische Unterpunkte enthalten.

1. Start

2. Meldescheine

Dieser Bereich enthält alle Funktionen zur Verwaltung und Verarbeitung von Meldescheinen:

3. Verwaltung

Hier werden zentrale Verwaltungsaufgaben durchgeführt:

4. Abrechnung

5. Statistiken

Bietet verschiedene Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten:

Zusammenfassung

Die Menüstruktur ist klar in verschiedene funktionale Bereiche gegliedert, sodass Nutzer schnell zu den relevanten Modulen navigieren können. Die wichtigsten Prozesse wie Meldescheine verwalten, Abrechnung und Statistiken sind leicht zugänglich und ermöglichen eine effiziente Nutzung des Systems.

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Verwaltung

Verwaltung

Vermieter

Das Vermieter-Modul bietet eine zentrale Übersicht und Verwaltung von Unterkunftsanbietern wie Hotels, Ferienwohnungen oder Campingplätzen.

Die Vermieterverwaltung ist wie ein physisches Regal aufgebaut – für jeden Vermieter existiert ein eigener „Ordner“. Mit „Anzeigen“ öffnet man diesen Vermieterordner und erhält direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen. Ein Modulwechsel während eines Gesprächs mit dem Vermieter ist nicht erforderlich, unabhängig davon, ob Kontaktdaten aktualisiert oder Meldescheine benötigt werden.

1. Such- und Filterfunktionen (oben)

2. Vermieter-Liste (mittig)

Die Tabelle zeigt eine detaillierte Übersicht über alle erfassten Vermieter mit folgenden Spalten:

Jeder Vermieter kann durch Klick auf „Anzeigen“ im Button detailliert eingesehen und bearbeitet werden.

3. Vermieter anlegen (oben rechts)

Durch Klick auf „+ VERMITER ANLEGEN“ kann ein neuer Vermieter in das System aufgenommen werden.

Fazit

Das Modul „Vermieter“ bietet eine schnelle und übersichtliche Verwaltung aller Unterkunftsanbieter mit hilfreichen Filter- und Suchfunktionen sowie der Möglichkeit, neue Vermieter einfach anzulegen oder bestehende Daten zu bearbeiten.

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Verwaltung

Allgemeine Vermieterinformationen

An dieser Stelle wird der Vermieter selbst geführt, nicht die zugehörigen Objekte (Zimmer, Apartments, Ferienwohnungen). Die Verwaltung der Objekte erfolgt in einem separaten Bereich.

1. Allgemeine Angaben

2. Kontaktdaten

Hier werden die wichtigsten Kontaktinformationen des Vermieters erfasst:

3. Vermerke und Notizen

4. Speichern von Änderungen

Änderungen werden mit einem Klick auf den „Speichern“-Button in das System übernommen.

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Vermieter anlegen

Das Anlegen eines neuen Vermieters erfolgt in mehreren Schritten und umfasst sowohl die Erfassung der Vermieterinformationen als auch die Verwaltung der zugehörigen Objekte.

1. Seite „Allgemein“ ausfüllen

Der Datensatz kann ohne die Angabe der Pflichtdaten nicht gespeichert werden. 

2. Vermieter speichern

3. Objekt(e) anlegen

Pro Vermieter können mehrere Objekte angelegt werden. Um Abrechnungsfehler durch vertauschte Meldescheine zu vermeiden, empfehlen wir, die Ausgabe der Meldescheine auf ein Objekt pro Vermieter zu begrenzen.

4. Objekte speichern

wir empfehlen das Führen von "Anzahl Betten" pro Objekt um detaillierte Auswertungen hierzu erhalten zu können

5. Transaktionen durchführen

Sobald der Vermieter und die zugehörigen Objekte gespeichert wurden, können Transaktionen durchgeführt werden.

Fazit

Durch diesen Ablauf wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen vollständig erfasst sind und der Vermieter im System aktiv genutzt werden kann.

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